Vanaf 1 januari 2026 wordt ‘e-invoicing’ de norm voor quasi elke onderneming in België. Wat is dat nu juist ‘e-invoicing’? Wat zijn de voor- en nadelen? Wat doet u best als KMO/grote onderneming om u hierop voor te bereiden? In deze blog komt u er alvast meer over te weten.
Wat is ‘e-invoicing’?
‘E-invoicing’, ook wel elektronisch factureren genoemd, is het geheel digitaal afhandelen van een bepaalde factuur. Hierbij is het van belang om te weten dat het niet gaat over facturen die u via e-mail als pdf aan uw klanten zou bezorgen.
Meer specifiek gaat het over een elektronische factuur die als xml-bestand wordt opgemaakt, alsook in het gestructureerde UBL-formaat. Dit bestand zal nadien van machine naar machine worden verzonden via Peppol. Dat is een beveiligd Europees netwerk dat toelaat om onderling elektronische facturen uit te wisselen op een gestandaardiseerde wijze en volgens een bepaald protocol.[1] Dit klinkt bijzonder ingewikkeld en zeer technisch, maar het belangrijkste is dat dit type bestanden automatisch door de meeste boekhoudpakketten zal worden herkend en verwerkt met een minimale manuele inbreng.
Daarenboven moet de elektronische factuur een aantal verplichte vermeldingen bevatten. Indien deze vermeldingen ontbreken, zal de factuur niet worden aanvaard.
Wanneer bent u onderworpen aan deze verplichting?
Als btw-plichtige onderneming bent u al sinds 1 maart 2024 verplicht om gebruik te maken van elektronische facturatie in het kader van contracten die zijn aangegaan met openbare overheden (lees : Vlaamse en federale overheid). Hiervoor geldt er echter een specifieke regeling.[2]
Vanaf 1 januari 2026 zal deze verplichting dus uitbreiden naar quasi alle handelingen die gesteld worden tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (B2B). Toch zijn er een aantal ondernemingen die vrijgesteld blijven van de verplichting tot elektronische facturatie:
- Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste verrichting;
- Ondernemingen die alleen vrijgestelde handelingen verrichten[3]. Voor deze ondernemingen is er bovendien ook geen verplichting om elektronische facturen te kunnen ontvangen;
- Forfaitaire btw-plichtigen[4].
Wat zijn de voor-en nadelen van ‘e-invoicing’?
Elektronisch factureren heeft tal van voordelen, zoals:
- Eenvoudige integratie van alle inkomende facturen in de boekhoudsystemen van de bedrijven;
- Efficiënter en goedkoper;
- Verbeterde beveiliging via Peppol;
- Besparing van de administratieve kosten;
- Kans op menselijke fouten beperken.
Waarover dient u te beschikken om elektronisch te factureren?
Allereerst heeft u als onderneming toegang nodig tot het Peppol-netwerk. Zoals eerder aangegeven is Peppol de internationale standaard voor het verzenden, ontvangen en verwerken van elektronische facturen.
Daarnaast dient u te beschikken over een zogenaamd ‘ERP-pakket’ of een facturatietool. Hiermee kan u dan de factuur aanmaken in een ubl-formaat of xml-formaat.
Tot slot moet u ook in het bezit zijn van een documentverwerkingstool, zodat het mogelijk is om de facturen in te lezen en te verwerken in de boekhouding.
Conclusie
Ondanks dat de verplichting pas zal gelden vanaf 2026, doet u als onderneming er het best aan om nu alvast te starten met de implementatie van alle nodige documenten. Met de nieuwe regelgeving zet men de weg naar een meer digitale wereld in het bedrijfsleven verder. Hoe sneller u als onderneming de juiste stappen zet, hoe sneller de voordelen van het elektronisch factureren tot uiting zullen komen.
[1] https://www.unizo.be/berichten/nieuws/de-transitie-naar-e-facturatie-e-invoicing
[2] https://www.ejustice.just.fgov.be/eli/besluit/2022/03/09/2022020506/justel