U stuurt uw offerte met daarin uw algemene voorwaarden. Uw klant gaat akkoord, maar bevestigt met een bestelbon waarop zijn eigen voorwaarden staan. Zolang alles vlot loopt, merkt niemand het verschil. Bij een discussie over een laattijdige levering of een onbetaalde factuur rijst plots de vraag welke voorwaarden nu gelden. Sinds de inwerkingtreding van boek 5 van het Burgerlijk Wetboek op 1 januari 2023 geeft de wet daar een antwoord op[1].

Wanneer gelden uw algemene voorwaarden?

Uw klant moet er kennis van hebben kunnen nemen en ze hebben aanvaard en dat uiterlijk op het ogenblik dat het contract tot stand komt[2]. Een loutere verwijzing naar voorwaarden die enkel op aanvraag of elders beschikbaar zijn, volstaat daarvoor in de regel niet[3]. Bij een langdurige handelsrelatie waarin stelselmatig naar dezelfde voorwaarden werd verwezen, kan een verwijzing wel volstaan[4]. Onderhandelde voorwaarden halen het overigens steeds van algemene voorwaarden[5].

Vermeldt u uw voorwaarden pas voor het eerst op de keerzijde van uw factuur, dan bent u in de regel te laat: het contract was toen al gesloten. Zo oordeelde het hof van beroep te Antwerpen dat een eigendomsvoorbehoud niet kan worden tegengeworpen wanneer de voorwaarden pas na de levering kenbaar werden[6].

Toch niet zonder belang: de aanvaarde factuur

Daarmee is de factuur niet betekenisloos. Een factuur die door een onderneming werd aanvaard of niet binnen een redelijke termijn werd betwist, levert behoudens tegenbewijs tegen die onderneming het bewijs op van de aangevoerde rechtshandeling[7]. Het gaat om een weerlegbaar wettelijk vermoeden en het geldt voor alle overeenkomsten. Dat werkt in twee richtingen. Ontvangt u een factuur met een schadebeding of bevoegdheidsbeding dat niet strookt met wat werd afgesproken, protesteer dan tijdig en schriftelijk: blijft u stil, dan wordt dat beding u vermoedelijk tegengeworpen. Omgekeerd kan u zich op uw eigen factuurvoorwaarden beroepen zolang uw klant niet reageert.

Botsende voorwaarden: de knock-out-regel

Verwijst uw offerte naar uw voorwaarden en de bestelbon van uw klant naar de zijne, dan verhindert dat de totstandkoming van het contract niet. Beide sets voorwaarden maken deel uit van de overeenkomst, behalve de bedingen die met elkaar onverenigbaar zijn. Wat elkaar tegenspreekt, valt weg en wordt vervangen door het gemeen recht[8].

Veel ondernemingen schrijven in hun algemene voorwaarden dat die voorrang hebben op die van de klant. Zo’n clausule verandert niets: ook dan vallen de tegenstrijdige bedingen weg. De wet biedt wel één uitweg. U kan laten weten dat u zich niet gebonden acht, vooraf of meteen na ontvangst van de aanvaarding. Maar dat moet uitdrukkelijk gebeuren, en niet via uw algemene voorwaarden[9].

Wat u zo verliest, is niet gering. Zonder schadebeding valt u terug op de wettelijke interest en moet u elke bijkomende schade bewijzen. Zonder eigendomsvoorbehoud bent u bij faillissement van uw klant gewone schuldeiser in de boedel en ziet u de geleverde goederen niet terug. Zonder bevoegdheidsbeding bepaalt de wet welke rechtbank bevoegd is, wat u aan de andere kant van het land kan brengen. Zonder aansprakelijkheidsbeperking bent u gehouden tot volledige vergoeding.

Neem die afwijking dus op in de offerte of de bijzondere voorwaarden zelf, voeg uw voorwaarden effectief bij elke offerte, laat ze bij digitale offertes uitdrukkelijk aanvinken en reageer schriftelijk bij de orderbevestiging zodra een klant naar eigen voorwaarden verwijst. Let daarbij ook op de regels inzake onrechtmatige bedingen tussen ondernemingen[10].

Conclusie

De battle of the forms wordt gewonnen bij het opstellen van uw contractuele documenten, niet wanneer het geschil er al is. Laat uw algemene voorwaarden en uw offerteproces dus nakijken vóór u ze nodig heeft.

[1] Wet 28 april 2022 houdende boek 5 “Verbintenissen” van het Burgerlijk Wetboek, BS 1 juli 2022.

[2] Art. 5.23, eerste lid BW.

[3] B. TILLEMAN, M. HERBOSCH en F. VAN DEN ABEELE, Bijzondere overeenkomsten – A. Koop – Deel 1. Totstandkoming en kwalificatie van de koop, Mechelen, Wolters Kluwer, 2024, nr. 239.

[4] Ibid., nr. 242.

[5] Art. 5.23, tweede lid BW.

[6] B. TILLEMAN, M. HERBOSCH en F. VAN DEN ABEELE, Bijzondere overeenkomsten – A. Koop – Deel 1. Totstandkoming en kwalificatie van de koop, Mechelen, Wolters Kluwer, 2024, nr. 223.

[7] Art. 8.11, §4 BW.

[8] Art. 5.23, derde lid BW.

[9] Art. 5.23, vierde lid BW en Wetsvoorstel houdende Boek 5 “Verbintenissen” van het Burgerlijk Wetboek, KAMER, 2020-2021, 24 februari 2021, Doc. 55 1806/001, 29.

[10] Art. VI.91/3- VI.91/5 WER.