Sinds de verplichte invoering van elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026 via Peppol in het B2B-verkeer, stellen veel ondernemingen zich dezelfde vraag: zijn mijn algemene voorwaarden afdwingbaar wanneer ik factureer via Peppol? En zo ja, hoe moet ik ze correct meezenden?

Die vragen zijn terecht. Peppol is technisch efficiënt, maar juridisch gezien gelden nog steeds de klassieke regels van het contractenrecht.

1. Peppol verandert niets aan de basisregels van het contractenrecht

Het is belangrijk om meteen een misverstand weg te nemen: Peppol is een technisch verzendkanaal, geen juridisch vangnet.

Dat een factuur via Peppol wordt verstuurd, betekent niet automatisch dat de algemene voorwaarden die daarin vermeld staan, ook afdwingbaar zijn.

Volgens het Belgisch recht gelden algemene voorwaarden slechts wanneer:

• ze aan de medecontractant zijn meegedeeld, én
• de medecontractant ze heeft aanvaard, minstens stilzwijgend.

Die regels blijven onverkort gelden, ongeacht of de factuur per post, per e-mail of via Peppol wordt verzonden.

2. Algemene voorwaarden enkel op de factuur? Dat volstaat meestal niet

In de praktijk vermelden veel ondernemingen hun algemene voorwaarden:

• onderaan de factuur, of
• via een korte verwijzing zoals: “Onze algemene voorwaarden zijn van toepassing en raadpleegbaar op www…”

Wanneer de factuur het eerste contactmoment is tussen partijen, is dat juridisch problematisch. De rechtspraak is daar streng in:

algemene voorwaarden die pas na het sluiten van de overeenkomst worden meegedeeld, zijn in principe niet afdwingbaar.

Bij Peppol is dat niet anders. De factuur volgt meestal na de levering of prestatie. Op dat moment kan de klant moeilijk nog geacht worden de voorwaarden te aanvaarden.

3. Algemene voorwaarden meezenden via Peppol: wat kan technisch, wat telt juridisch?

Peppol laat technisch toe om:

• een bijlage mee te sturen (bijvoorbeeld een PDF met algemene voorwaarden), en
• een verwijzing op te nemen in gestructureerde velden van de factuur.

Maar juridisch gezien is de kernvraag niet of je ze kan meesturen, wel wanneer en hoe duidelijk.

✔️ Meezenden via Peppol versterkt het bewijs dat de voorwaarden werden overgemaakt
❌ Maar het bewijst op zich geen aanvaarding

Het meesturen van algemene voorwaarden met een Peppol-factuur kan nuttig zijn als aanvullend bewijs, bijvoorbeeld wanneer:

• dezelfde voorwaarden al eerder werden meegedeeld, en
• er een vaste handelsrelatie bestaat tussen partijen.

In dat geval kan stilzwijgende aanvaarding soms worden aangenomen.

4. Hoe maak je algemene voorwaarden wél afdwingbaar in een Peppol-context?

Wie juridisch op zeker wil spelen, doet er goed aan om de algemene voorwaarden vooraf contractueel te verankeren.

Goede praktijken zijn onder meer:

• algemene voorwaarden mee te sturen bij de offerte of bestelbevestiging;
• expliciet te vermelden dat alle toekomstige facturen, inclusief Peppol-facturen, onder die voorwaarden vallen;
• de klant expliciet te laten bevestigen (schriftelijk of elektronisch) dat hij de voorwaarden heeft ontvangen en aanvaard;
• bij B2B-relaties te werken met een raamovereenkomst waarin de algemene voorwaarden integraal zijn opgenomen.

De Peppol-factuur wordt dan geen drager van nieuwe voorwaarden, maar een bevestiging van reeds geldende afspraken.

5. Peppol is geen juridisch shortcut

Wie dus denkt dat een vermelding of bijlage bij een Peppol-factuur volstaat om algemene voorwaarden afdwingbaar te maken, neemt een juridisch risico.

De sleutel blijft dezelfde als altijd:
👉 tijdige mededeling, duidelijke formulering en aantoonbare aanvaarding.

Peppol kan daarbij helpen als bewijsmiddel, maar vervangt nooit een doordachte contractuele aanpak.

Zele,

21 januari 2026