Onbetaalde facturen zijn voor elke onderneming een ergernis. Met goede algemene voorwaarden heeft u een stok achter de deur. Die voorwaarden zijn voor elke onderneming anders: een aannemer van bouwwerken heeft andere noden dan een garagist of een webdesigner. Een model van het internet plukken en zonder meer gebruiken, is dan ook sterk af te raden.

Overleg met uw advocaat over uw voorwaarden werpt zijn vruchten af op het moment dat een factuur moet worden ingevorderd. We zetten een paar tips op een rijtje.

1. Zorg dat uw voorwaarden ook echt van toepassing zijn

Algemene voorwaarden gelden enkel als uw klant er vóór of uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst kennis van kon nemen en ze heeft aanvaard. Voorwaarden die pas op de factuur verschijnen, komen in principe te laat. Enkel in een vaste handelsrelatie wordt soms aangenomen dat de klant ze stilzwijgend heeft aanvaard. Neem uw voorwaarden daarom op in of voeg ze toe aan uw offerte, bestelbon of orderbevestiging, en laat die (digitaal) ondertekenen.

Dat is des te belangrijker sinds 1 januari 2026. Facturen tussen Belgische ondernemingen moeten sindsdien in principe elektronisch via Peppol worden verstuurd, en “voorwaarden op de achterzijde van de factuur” bestaan dan niet meer. Meer daarover leest u in onze blog over de afdwingbaarheid van algemene voorwaarden bij Peppol-facturen. Hanteert ook uw klant eigen voorwaarden, lees dan onze blog over de Battle of the Forms.

2. B2C of B2B?

Of uw klanten consumenten dan wel ondernemingen zijn, bepaalt welke regels gelden. Consumenten worden het sterkst beschermd: onrechtmatige bedingen zijn verboden (Boek VI WER) en sinds 1 september 2023 legt Boek XIX WER strikte regels op voor de invordering van consumentenschulden. Maar ook tussen ondernemingen zijn bedingen die een kennelijk onevenwicht creëren tussen de rechten en plichten van de partijen verboden, voor overeenkomsten gesloten, hernieuwd of gewijzigd vanaf 1 december 2020. Een beding dat in uw voordeel te ver gaat, riskeert dus ook in B2B voor niet geschreven te worden gehouden.

3. Bepaal uitdrukkelijk de betalingstermijn

Tussen ondernemingen geldt, als er niets is afgesproken, een betalingstermijn van 30 kalenderdagen. Een langere termijn kan worden afgesproken, maar mag sinds de wet van 14 augustus 2021 niet langer zijn dan 60 kalenderdagen. Is de schuldenaar een overheid, dan geldt in principe 30 dagen. Leg de termijn duidelijk vast in uw voorwaarden en vermeld de vervaldag op de factuur.

4. Interesten bij laattijdige betaling

Tussen ondernemingen heeft u bij laattijdige betaling van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op de interest uit de Wet Betalingsachterstand: de referentie-interestvoet van de Europese Centrale Bank, vermeerderd met acht procentpunten. Die interestvoet wordt elk halfjaar bekendgemaakt (momenteel bedraagt hij 10,5 %). Daarnaast heeft u recht op een forfaitaire vergoeding van 40 euro voor invorderingskosten, en op een redelijke vergoeding voor hogere bewezen kosten. U kan in uw voorwaarden een andere interestvoet bepalen, maar een kennelijk buitensporige vergoeding riskeert onrechtmatig te zijn.

Tegenover consumenten moet u eerst een kosteloze betalingsherinnering sturen en de consument minstens 14 kalenderdagen geven om te betalen. Pas daarna zijn interesten verschuldigd. Staat er niets in uw voorwaarden, dan is dat de wettelijke interestvoet (4,5 % in 2026). Bedingt u een hogere interest, dan mag die niet hoger liggen dan de interest uit de Wet Betalingsachterstand.

5. Een schadebeding

U kan bedingen dat de klant bij wanbetaling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd is, bijvoorbeeld een percentage van het factuurbedrag. Tussen ondernemingen mag dat bedrag niet kennelijk onevenredig zijn aan de schade die u kan lijden.

Tegenover consumenten gelden wettelijke maxima: 20 euro voor een openstaand saldo tot 150 euro; 30 euro plus 10 % op de schijf tussen 150,01 en 500 euro; en 65 euro plus 5 % op de schijf boven 500 euro, met een maximum van 2.000 euro. Op een onbetaalde factuur van 1.500 euro kan u een consument dus hoogstens 115 euro aanrekenen, naast de interesten. Bovendien moet het beding wederkerig zijn: u moet een gelijkwaardige vergoeding voorzien voor het geval u zelf uw verplichtingen niet nakomt. Is het beding te hoog, dan valt het volledig weg; de rechter verlaagt het niet tot het toegelaten bedrag.

6. Kom een klachtentermijn overeen

Bepaal dat klachten schriftelijk (aangetekend of per e-mail) moeten worden gemeld, binnen een korte termijn (bijvoorbeeld 8 dagen) na levering of uitvoering, en niet na facturatie. Factureert u maandelijks, dan stelt een termijn vanaf de factuurdatum weinig meer voor. Let op: tegenover consumenten kan u de wettelijke garantie niet beperken via een korte klachtentermijn.

7. Al aan eigendomsvoorbehoud gedacht?

Bij een koop gaat de eigendom in principe over zodra er akkoord is over de zaak en de prijs, ook al is de prijs nog niet betaald. Gaat uw klant failliet, dan valt de verkochte maar onbetaalde zaak in de boedel. Met een eigendomsvoorbehoud bepaalt u dat de eigendom pas overgaat na volledige betaling. Het beding moet schriftelijk zijn vastgelegd, uiterlijk op het ogenblik van de levering. Is de zaak nog in natura aanwezig, dan kan u ze bij faillissement terugvorderen (revindicatie). Meer daarover in onze blog over eigendomsvoorbehoud als techniek tegen wanbetalers.

Conclusie

Goede algemene voorwaarden zijn onontbeerlijk voor elke onderneming. Laat ze op maat opstellen of nazien door een specialist. De wetgeving evolueert voortdurend, denk maar aan de B2B-regels, Boek XIX WER en de verplichte e-facturatie. Een regelmatige check-up is dus geen overbodige luxe en maakt de weg vrij voor een vlotte invordering.

Alexander Wynter

Advocaat – master in het ondernemingsrecht