In een eerdere blog gaven we tips om uw facturen sneller betaald te krijgen. Blijft betaling toch uit, dan is de ingebrekestelling meestal de laatste stap vóór u de factuur aan uw advocaat bezorgt. We leggen kort uit hoe u daarbij te werk gaat.
Wat is een ingebrekestelling?
Sinds 1 januari 2023 omschrijft artikel 5.231 BW de ingebrekestelling als de eenzijdige rechtshandeling waarbij de schuldeiser duidelijk en ondubbelzinnig laat weten dat hij de nakoming van de verbintenis eist. In principe moet aan elke sanctie wegens niet-nakoming (uitvoering in natura of schadevergoeding) een ingebrekestelling voorafgaan. Ze is niet nodig wanneer ze geen nut meer heeft, bijvoorbeeld wanneer de wet of het contract bepaalt dat de schuldenaar in gebreke is door het loutere verstrijken van de vervaldag (art. 5.233 BW).
Is een ingebrekestelling verplicht voor een onbetaalde factuur?
- Tussen ondernemingen is de verwijlinterest uit de Wet Betalingsachterstand van rechtswege en zonder ingebrekestelling verschuldigd vanaf de vervaldag. Een ingebrekestelling is dus niet vereist om interest te laten lopen, maar blijft nuttig als laatste waarschuwing en als bewijs.
- Tegenover consumenten bent u sinds 1 september 2023 verplicht om eerst een kosteloze betalingsherinnering te sturen, met een termijn van minstens 14 kalenderdagen om te betalen. Pas daarna kan u interesten of een schadebeding aanrekenen, binnen de wettelijke grenzen. De herinnering moet bovendien bepaalde verplichte vermeldingen bevatten. Wordt ze niet elektronisch verzonden, dan begint de termijn pas te lopen op de derde werkdag na verzending.
Heeft iemand zich borg gesteld voor de schuld, dan moet u de borg sinds de inwerkingtreding van Boek 9 BW tegelijk met de hoofdschuldenaar op de hoogte brengen van de ingebrekestelling (art. 9.1.22 BW).
Wanneer stuurt u een ingebrekestelling?
U kan een ingebrekestelling sturen zodra de vervaldag verstreken is. Begin wel eerst laagdrempelig: neem telefonisch of per e-mail contact op zodra de factuur vervallen is (zie onze blog Mijn klanten betalen mijn facturen te traag!). Volgt er na bijvoorbeeld acht dagen geen reactie of betaling, dan stuurt u een ingebrekestelling.
Hoe verstuurt u ze?
De wet schrijft geen vaste vorm voor, maar u moet de ingebrekestelling en de ontvangst ervan kunnen bewijzen. Stuur ze daarom per aangetekende brief en tegelijk per gewone post en per e-mail, en vermeld dat bovenaan de brief. Haalt de schuldenaar de aangetekende brief niet af, dan heeft hij de gewone brief en de e-mail in elk geval ontvangen. Kijk ook na of uw contract of algemene voorwaarden een bepaalde vorm voorschrijven.
Wat vermeldt u?
- de onbetaalde factuur of facturen: nummer, datum, vervaldag en openstaand bedrag;
- eventuele interesten en schadebeding waarop u aanspraak maakt (tegenover consumenten binnen de wettelijke grenzen);
- uw rekeningnummer;
- een duidelijke termijn om te betalen (bijvoorbeeld acht dagen, of minstens 14 kalenderdagen bij een herinnering aan een consument);
- de aankondiging dat u het dossier aan uw advocaat overmaakt als er niet tijdig wordt betaald.
En daarna?
Volgt er nog altijd geen betaling, bezorg de facturen dan aan uw advocaat. Voor onbetwiste facturen tussen ondernemingen kan dat via de IOS-procedure of via de rechtbank; zie onze blog over het keuzerecht tussen beide procedures.
Neem een kijkje op collectinbelgium.be om uw facturen snel te laten invorderen.
Alexander Wynter
Advocaat – master in het ondernemingsrecht