Het is een oud zeer bij elke onderneming: facturen worden traag betaald, u moet herinneringen sturen en achter klanten aan zitten, en u hoort al te vaak dat de factuur ‘niet werd ontvangen’. Ondertussen moet u zelf uw leveranciers wel tijdig betalen. Hoe zorgt u ervoor dat uw klanten op tijd betalen? We zetten enkele tips op een rijtje.
1. Factureer meteen
Hoe langer u wacht met factureren na de levering of uitvoering, hoe later u betaald wordt. Verstuur uw factuur dus onmiddellijk. Sinds 1 januari 2026 moeten facturen tussen Belgische ondernemingen in principe elektronisch via Peppol worden verstuurd. Dat versnelt de verwerking en levert u meteen een bewijs van verzending op.
2. Detailleer uw factuur
Een duidelijke en gedetailleerde factuur voorkomt discussies. Verwijs uitdrukkelijk naar de offerte, de bestelbon of de werkbon waarop de factuur steunt.
3. Spreek een duidelijke betalingstermijn af
Tussen ondernemingen geldt zonder afspraak een betalingstermijn van 30 dagen, en een afgesproken termijn mag niet langer zijn dan 60 dagen. Vermeld de vervaldag duidelijk op de factuur.
4. Neem contact op de dag na de vervaldag
Is de factuur betaalbaar binnen 14 dagen? Contacteer uw klant dan op de vijftiende dag, liefst persoonlijk, en vraag vriendelijk of de factuur niet over het hoofd werd gezien. Stuur tegelijk een herinnering per e-mail, zodat u een schriftelijk spoor heeft. Tegenover consumenten bent u sinds 1 september 2023 bovendien verplicht om eerst een kosteloze herinnering te sturen met een termijn van minstens 14 dagen, vóór u interesten of een schadebeding kan aanrekenen.
5. Zorg voor goede algemene voorwaarden
Laat uw klant uw algemene voorwaarden aanvaarden vóór het contract wordt gesloten, bijvoorbeeld door ze bij de offerte te voegen en die te laten ondertekenen. Voorwaarden die pas op de factuur verschijnen, komen in principe te laat. Enkele bedingen zetten u meteen sterker bij wanbetaling:
- een redelijke klachtentermijn;
- verwijlinteresten en een schadebeding (tegenover consumenten binnen de wettelijke grenzen);
- een eigendomsvoorbehoud.
Lees meer in onze blogs Goede factuurvoorwaarden en Zijn uw algemene voorwaarden afdwingbaar?
6. Een afbetalingsplan toestaan?
Vraagt de klant om in schijven te betalen, dan kan het verstandig zijn daarop in te gaan, mits duidelijke schriftelijke afspraken: bedrag en datum van elke schijf, en een vervalbeding waardoor het volledige saldo opeisbaar wordt bij één gemiste betaling. Een rechter kan immers ook zelf uitstel van betaling toestaan. Heeft u al een afbetalingsplan aangeboden dat niet werd nageleefd, dan zal de rechter minder snel geneigd zijn nog eens uitstel te geven.
7. Vraag een bijkomende zekerheid
Staat u betalingsuitstel toe aan een vennootschap, dan kan u vragen dat de bestuurder zich persoonlijk borg stelt. Sinds 1 januari 2026 regelt Boek 9 van het Burgerlijk Wetboek de persoonlijke zekerheden, met strikte vormvereisten en een bijzondere bescherming voor wie zich kosteloos borg stelt. Een borgstelling die niet aan die vereisten voldoet, riskeert niet afdwingbaar te zijn. Laat zo’n document dus goed opstellen. Zie onze blog Borg staan voor uw vennootschap: de nieuwe regels.
8. ‘Ik heb uw factuur niet ontvangen…’
Het oudste excuus. Met Peppol beschikt u over een elektronisch bewijs van verzending. Daarnaast is een correct gevoerde boekhouding belangrijk: tussen ondernemingen kan de rechter de boekhouding van een onderneming als bewijs aanvaarden (Boek 8 BW). Staat de factuur correct in uw verkoopdagboek en heeft u er btw op afgedragen, dan is dat een sterke aanwijzing dat ze werd verzonden. Bovendien moet een onderneming die een factuur ontvangt en het niet eens is met de inhoud, tijdig protesteren. Zie onze blog over factuurprotest.
Conclusie
Door snel en gedetailleerd te factureren, duidelijke termijnen af te spreken en klanten meteen na de vervaldag te contacteren, zal u merken dat uw facturen sneller betaald worden. Bouw dit in uw werking in: goede facturatiesoftware helpt daarbij, en plan elke week een moment om openstaande facturen op te volgen. Laat goede algemene voorwaarden opstellen en zorg dat uw boekhouding op punt staat. Zo staat u sterk in uw schoenen.
Alexander Wynter
Advocaat – master in het ondernemingsrecht